ChatGPT im Berufsalltag: 5 konkrete Einsatzmöglichkeiten im Handwerksbüro
Eine Kundenanfrage beantworten, die nächste Teambesprechung vorbereiten und zwischendurch einen Text für die Homepage schreiben: Im Handwerksbüro laufen viele Aufgaben gleichzeitig zusammen. Gerade in kleineren Betrieben übernehmen häufig dieselben Personen Kundenkontakt, Organisation und Verwaltung.
ChatGPT im Berufsalltag kann dabei unterstützen, Texte zu entwerfen, Informationen zu ordnen und Ideen zu entwickeln. Entscheidend ist, der KI eine konkrete Aufgabe zu geben und das Ergebnis anschließend zu prüfen. Dafür braucht es keine Programmierkenntnisse.
Die folgenden fünf Beispiele zeigen, wie ein Einstieg im Handwerksbüro aussehen kann. Die Arbeitsaufträge – sogenannte Prompts – können Sie an Ihren Betrieb anpassen.
1. Kunden-E-Mails schneller vorbereiten
Ein Termin muss verschoben werden, eine Anfrage ist noch unvollständig oder ein Kunde wartet auf eine Rückmeldung. Oft stehen die wichtigsten Informationen bereits fest. Zeit kostet vor allem, daraus eine freundliche und verständliche Nachricht zu formulieren.
Für solche Situationen lässt sich ChatGPT als Schreibhilfe einsetzen. Geben Sie Anlass, Inhalt und gewünschten Ton vor.
Beispiel-Prompt:
Schreiben Sie eine freundliche E-Mail aus Sicht eines Handwerksbetriebs. Ein vereinbarter Besichtigungstermin muss verschoben werden. Bieten Sie zwei Ersatztermine an: [Termin 1] und [Termin 2]. Bitten Sie um eine kurze Rückmeldung. Schreiben Sie sachlich, persönlich und in höchstens 120 Wörtern. Verwenden Sie für die Anrede einen Platzhalter.
Für die Praxis: Prüfen Sie vor dem Versand, ob Termine und Aussagen stimmen. Ergänzen Sie die persönliche Anrede erst im E-Mail-Programm. So können Sie den Entwurf erstellen lassen, ohne Kundennamen eingeben zu müssen.
2. Leistungsbeschreibungen verständlich formulieren
Was für Fachleute selbstverständlich ist, kann für Kunden erklärungsbedürftig sein. Eine Leistungsbeschreibung sollte deutlich machen, welche Arbeiten vorgesehen sind und welche Leistungen nicht dazugehören.
Hier ist ein möglicher Einsatz: Sie geben fachlich geprüfte Stichpunkte vor und lassen daraus einen verständlichen Textentwurf erstellen.
Beispiel-Prompt:
Formulieren Sie aus diesen Stichpunkten eine verständliche Leistungsbeschreibung für Kunden eines Malerbetriebs: Wände im Wohnzimmer streichen, vorhandene Möbel abdecken, Boden schützen, kleinere vorhandene Bohrlöcher schließen, zweimaliger Anstrich. Größere Untergrundschäden sind nicht enthalten. Ergänzen Sie keine Leistungen, Preise oder Zusagen. Kennzeichnen Sie fehlende Angaben als Rückfrage.
Für die Praxis: Gleichen Sie den Entwurf mit dem tatsächlich vereinbarten Leistungsumfang ab. Angaben zu Material, Mengen, Preisen und Ausführung müssen aus Ihrem Betrieb kommen. Die abschließende Prüfung übernimmt die zuständige Fachperson.
3. Aus Besprechungsnotizen eine Aufgabenliste erstellen
Nach einer Teambesprechung liegen häufig kurze Stichpunkte vor. Damit daraus eine brauchbare Übersicht wird, müssen Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen klar erkennbar sein.
Für diesen Anwendungsfall können Sie ChatGPT bitten, freigegebene Notizen in eine einheitliche Struktur zu bringen.
Beispiel-Prompt:
Ordnen Sie die folgenden Besprechungsnotizen in einer Tabelle mit den Spalten Aufgabe, zuständige Rolle und Frist. Verwenden Sie ausschließlich die Angaben aus den Notizen. Schreiben Sie „noch festzulegen“, wenn eine Zuständigkeit oder Frist fehlt: [bereinigte Notizen einfügen].
Für die Praxis: Vergleichen Sie die Tabelle mit den ursprünglichen Notizen. Eine besprochene Idee ist noch kein Beschluss. Fehlende Zuständigkeiten und Termine müssen im Team geklärt werden.
4. Checklisten für wiederkehrende Abläufe vorbereiten
Welche Angaben brauchen wir bei einer ersten Kundenanfrage? Was muss vor einem Besichtigungstermin geklärt werden? Wiederkehrende Abläufe lassen sich leichter bearbeiten, wenn die wichtigsten Schritte übersichtlich festgehalten sind.
Ein möglicher Einstieg mit ChatGPT ist ein erster Checklistenentwurf, den Sie anschließend an Ihren Betrieb anpassen.
Beispiel-Prompt:
Entwerfen Sie eine kurze Checkliste für die telefonische Annahme einer Kundenanfrage in einem Handwerksbetrieb. Berücksichtigen Sie Anliegen, Art der gewünschten Arbeit, Ort der Ausführung, zeitliche Wünsche und den nächsten vereinbarten Schritt. Beschränken Sie sich auf Angaben, die für die erste Bearbeitung erforderlich sind. Gliedern Sie die Checkliste in höchstens acht Punkte.
Für die Praxis: Testen Sie die Checkliste an einem typischen Vorgang. Ergänzen Sie betriebliche Besonderheiten und streichen Sie unnötige Fragen. Für sicherheitsrelevante Abläufe müssen geprüfte Fachunterlagen die Grundlage bilden.
5. Ideen für Homepage und Social Media entwickeln
Viele Handwerksbetriebe möchten regelmäßig zeigen, was sie leisten. Zwischen Aufträgen und Büroarbeit fehlt jedoch häufig die Zeit, Themen zu sammeln und Texte vorzubereiten.
Für die Ideenfindung können Sie ChatGPT mit Ihrem Gewerk, Ihrer Zielgruppe und dem gewünschten Format beauftragen.
Beispiel-Prompt:
Entwickeln Sie fünf Themenideen für Instagram-Beiträge eines Fahrradbetriebs. Zielgruppe sind Menschen, die ihr Fahrrad im Alltag nutzen. Jeder Beitrag soll eine häufige Kundenfrage verständlich beantworten. Geben Sie jeweils eine Überschrift, drei Kernaussagen und eine passende Abschlussfrage an. Erfinden Sie keine Angebote, Preise oder Eigenschaften unseres Betriebs.
Für die Praxis: Wählen Sie Themen aus, zu denen Ihr Betrieb fachlich Auskunft geben kann. Ergänzen Sie eigene Erfahrungen und Beispiele. Prüfen Sie technische Aussagen vor der Veröffentlichung.
ChatGPT im Berufsalltag: So werden Arbeitsaufträge konkreter
Eine hilfreiche Eingabe beschreibt, was entstehen soll, für wen es gedacht ist und welche Informationen verwendet werden dürfen. Auch Länge, Ton und Grenzen gehören dazu. Die offiziellen OpenAI-Hinweise empfehlen, das Ergebnis zu prüfen und anschließend gezielt nachzubessern.
Statt „Schreiben Sie eine E-Mail“ hilft beispielsweise:
Schreiben Sie eine kurze, freundliche Rückmeldung an einen Kunden, der einen Besichtigungstermin anfragt. Bitten Sie um zwei mögliche Zeitfenster. Sagen Sie noch keinen Termin verbindlich zu.
Falls der erste Entwurf nicht passt, können Sie nachsteuern: „Kürzen Sie den Text“, „Formulieren Sie weniger förmlich“ oder „Ergänzen Sie eine klare Bitte um Rückmeldung“.
Ergebnisse prüfen und mit geeigneten Daten arbeiten
Planen Sie die Prüfung als festen Arbeitsschritt ein. Kontrollieren Sie insbesondere Namen, Termine, Zahlen, fachliche Aussagen und zugesagte Leistungen.
Für erste Versuche eignen sich erfundene Beispiele und allgemeine Abläufe. Verwenden Sie Platzhalter und beachten Sie die betrieblichen Vorgaben zur KI-Nutzung. Kundendaten, Personalunterlagen und vertrauliche Betriebsinformationen gehören nur in eine dafür geprüfte und freigegebene Arbeitsumgebung.
Ein guter Einstieg ist eine überschaubare Aufgabe: etwa eine Termin-E-Mail oder eine allgemeine Checkliste. Prüfen Sie anschließend, ob der Entwurf hilfreich war und welche Angaben im Arbeitsauftrag noch gefehlt haben.
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