Datenschutzkontakt
Sabrina Ohletz, Prokuristin · ohletz@iwb-recklinghausen.de
Grundlagen
1 Grundlagen und Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist: Unternehmen: Institut für Weiterbildung und Beratung GmbH Anschrift: Dortmunder Straße 14, 45665 Recklinghausen Vertreten durch: Ludger Blickmann, Geschäftsführer Telefon: 02361 4803-0 E-Mail: info@iwb-recklinghausen.de Website: www.iwb-recklinghausen.de Datenschutzanfragen können unmittelbar an folgende Ansprechpartnerin gerichtet werden: Datenschutzkontakt: Sabrina Ohletz, Prokuristin E-Mail: ohletz@iwb-recklinghausen.de Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht erfüllt sind.
2 Grundsätze und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung von Verträgen, die Durchführung von Bildungsmaßnahmen, die Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO bei einer Einwilligung, beispielsweise für Newsletter, freiwillige WhatsApp-Gruppen sowie Foto- und Videoaufnahmen; Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung von Verträgen; Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, insbesondere handels-, steuer-, förder- und nachweisrechtliche Verpflichtungen; Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, etwa für einen sicheren Websitebetrieb, die Kommunikation, Missbrauchsabwehr, Dokumentation und Rechtsverteidigung; Art. 9 Abs. 2 DSGVO, soweit ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden. Für das Speichern von Informationen auf einem Endgerät oder den Zugriff darauf gelten zusätzlich die Vorgaben des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes. Technisch nicht erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien werden erst nach Einwilligung verwendet. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.
Website, Cookies und eingebundene Dienste
3 Websitebetrieb und technische Daten
3.1 Hosting durch Wix
Unsere Website wird über Wix betrieben. Anbieter ist Wix.com Ltd., Tel Aviv, Israel. Beim Aufruf der Website verarbeitet Wix technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Browser- und Geräteinformationen, Referrer-URL sowie Sicherheits- und Protokolldaten. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website. Soweit technisch erforderliche Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Wix verarbeitet Daten in Israel, der Europäischen Union, den USA und gegebenenfalls weiteren Ländern über verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Für weitere Übermittlungen verwendet Wix nach eigenen Angaben geeignete Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln und - soweit anwendbar - das EU-US Data Privacy Framework.
3.2 Domain und DNS
Die Domain wird über IONOS verwaltet und technisch zu Wix weitergeleitet. Bei der Auflösung der Domain können technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse liegt in der zuverlässigen Erreichbarkeit der Website.
3.3 Frei zugängliche Dateien
Auf der Website bereitgestellte PDF-Dateien und andere Downloads können ohne Registrierung abgerufen werden. Beim Abruf fallen die unter 3.1 beschriebenen technischen Protokolldaten an.
Externe Informationen: Datenschutzhinweise von Wix
4 Cookies und Einwilligungsverwaltung
4.1 Usercentrics
Wir verwenden Usercentrics for Wix, um Einwilligungen für Cookies, eingebettete Inhalte und vergleichbare Technologien einzuholen, zu dokumentieren und zu verwalten. Anbieter ist die Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München. Dabei werden insbesondere Einwilligungsstatus, Zeitpunkt der Entscheidung, Banner- und Spracheinstellungen, Geräte- und Browserinformationen sowie eine Einwilligungs-ID verarbeitet. Die Verarbeitung ist erforderlich, um Einwilligungen nachzuweisen und die gewählten Einstellungen umzusetzen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Einwilligungsdaten werden nach Anbieterangaben für ein Jahr gespeichert und innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Die jeweils aktuellen Dienste, Zwecke, Anbieter, Cookie-Laufzeiten und Widerrufsmöglichkeiten sind jederzeit über die Einstellungen des Cookie-Banners abrufbar.
4.2 Kategorien und Widerruf
Der Cookie-Banner unterscheidet zwischen essenziellen, funktionellen, analytischen und Marketing-Diensten. Funktionelle, analytische und Marketing-Dienste werden nur entsprechend der im Banner erteilten Auswahl geladen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Externe Informationen: Datenschutzhinweise von Usercentrics
5 Websitefunktionen und eingebundene Dienste
5.1 Wix Analytics
Wir nutzen Wix Analytics zur statistischen Auswertung der Website. Verarbeitet werden insbesondere Seitenaufrufe, ungefähre Herkunft, technische Geräte- und Browserinformationen, Interaktionen sowie Zeitpunkte der Nutzung. Die Auswertung dient der Reichweitenmessung, Fehlererkennung und Verbesserung unseres Angebots. Wix Analytics wird nur nach Einwilligung in analytische Cookies aktiviert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden. Sitzungsaufzeichnungen sind nicht aktiviert.
5.2 Google Search Console
Wir nutzen die Google Search Console, um die Auffindbarkeit unserer Website in der Google-Suche zu prüfen und technische Fehler zu erkennen. Auf unserer Website wird hierfür kein zusätzliches Analyse-Skript eingebunden. Die von Google bereitgestellten Berichte enthalten Such- und Leistungsdaten, die wir zur Verbesserung der Website auswerten. Für die Verarbeitung innerhalb der Google-Dienste ist Google verantwortlich.
5.3 Kontaktformular und Wix CRM
Über das Kontaktformular verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Nachricht. Die Angaben werden an unser zentrales IWB-Postfach übermittelt. Wix legt aus dem Formulareingang zusätzlich einen CRM-Kontakt an und kann dabei Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Sprache, Zuständigkeit und Aktivitätsverlauf speichern. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, ansonsten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten Bearbeitung der Kommunikation. CRM-Kontakte werden monatlich gelöscht. E-Mails werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht; das Postfach wird zusätzlich wöchentlich kontrolliert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
5.4 Wix Smart Chat IWI
Auf der Website steht der KI-gestützte Smart Chat IWI zur Verfügung. Er beantwortet Fragen zu öffentlich zugänglichen Website-Inhalten. Eingaben werden an Wix übermittelt und automatisiert verarbeitet. Nutzerinnen und Nutzer entscheiden selbst, welche Informationen sie eingeben. Bitte übermitteln Sie dort keine Gesundheitsdaten, Ausweisdaten, Zahlungsdaten oder andere vertrauliche Informationen. Rechtsgrundlage ist bei Aktivierung des Chats Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Soweit eine konkrete Anfrage bearbeitet wird, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO einschlägig sein. Chatverläufe werden monatlich gelöscht. Zugriff auf den Wix-Posteingang hat nur die hierfür zuständige IWB-Mitarbeiterin. Antworten des Chats können fehlerhaft sein und ersetzen keine verbindliche Beratung. Der Chat trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und versendet keine Verträge oder E-Mails.
5.5 Blog Kommentare und Bewertungen
Im Wix Blog können Nutzerinnen und Nutzer Kommentare und Sternebewertungen veröffentlichen. Verarbeitet werden Nutzername, nicht öffentlich angezeigte E-Mail-Adresse, Bewertung, Kommentar und freiwillig hochgeladene Medien. Die Veröffentlichung erfolgt auf Wunsch der kommentierenden Person; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Missbrauchs- und Spamprüfung erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse liegt in einem sachlichen und sicheren Austausch. Kommentare einschließlich der dazu gespeicherten Kontaktdaten werden gelöscht, wenn der Kommentar oder der zugehörige Beitrag entfernt wird. Rechtswidrige Inhalte, Spam und Missbrauch können vorher entfernt und erforderliche Nachweise bis zur Klärung eines Vorgangs gespeichert werden.
5.6 Veranstaltungskalender
Auf der Seite Termine verwenden wir die App Events Calendar von inlight labs. Die IWB trägt Termine manuell ein; eine Synchronisierung mit externen Kalendern oder ein Einreichen von Terminen durch Besucher findet nicht statt. Der Kalender zeigt Veranstaltungen an und verlinkt auf die jeweilige Veranstaltungsseite. Eine Anmeldung innerhalb der Kalender-App ist nicht vorgesehen. Beim Laden können technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browserinformationen und aufgerufene Inhalte an inlight labs und technische Dienstleister übermittelt werden. Die App wird als funktioneller Dienst erst nach entsprechender Einwilligung geladen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Eingetragene Veranstaltungstermine können aus Dokumentations- und Nachverfolgungsgründen dauerhaft als Teil der Veranstaltungsübersicht erhalten bleiben.
5.7 Microsoft Bookings
Auf der Terminseite ist Microsoft Bookings eingebettet. Der Dienst wird erst geladen, wenn funktionellen Cookies zugestimmt wurde. Bei einer Buchung werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ausgewählter Termin, Terminart und freiwillige Angaben verarbeitet. Anbieter für europäische Geschäftskunden ist Microsoft Ireland Operations Limited. Die Verarbeitung dient der Vereinbarung und Durchführung eines Beratungstermins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für das Laden der Einbettung gelten Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung kann die Terminvereinbarung per E-Mail oder Telefon erfolgen.
5.8 YouTube und sonstige externe Inhalte
Soweit auf einzelnen Seiten YouTube-Videos oder weitere externe Medien eingebettet sind, werden diese erst nach Einwilligung in Marketing-Dienste geladen. Erst dann können IP-Adresse, Geräteinformationen, Referrer-Daten und Nutzungsinformationen an den jeweiligen Anbieter übermittelt und Cookies gesetzt werden. Bei eingeloggten Konten kann der Anbieter die Nutzung dem jeweiligen Profil zuordnen. Für YouTube ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Anbieter. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.
5.9 Adobe Fonts
Für die einheitliche Darstellung können Schriften über Adobe Fonts geladen werden. Dabei wird insbesondere die IP-Adresse an Adobe übermittelt. Der Dienst wird als funktioneller Dienst nur entsprechend der Auswahl im Cookie-Banner geladen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Weitere Angaben, einschließlich möglicher Drittlandübermittlungen, finden sich in den Datenschutzhinweisen von Adobe und im Cookie-Banner.
Externe Informationen: Datenschutzhinweise von inlight labs
Kontakt, Newsletter und Terminbuchung
6 Kontakt und Terminvereinbarung
Bei Kontakt per E-Mail, Telefon, persönlich oder über ein Buchungsformular verarbeiten wir die mitgeteilten Kontakt- und Inhaltsdaten, um das Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder eine vorvertragliche Anfrage geht. In sonstigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse liegt in einer verlässlichen Kommunikation und Dokumentation. Anfragen ohne anschließenden Vertrag werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern sie nicht zur Dokumentation, Rechtsverteidigung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten länger benötigt werden. Für einzelne Formulare gelten die nachfolgend beschriebenen kürzeren oder längeren Fristen.
7 Newsletter
Für den Versand unseres Newsletters verwenden wir CleverReach. Anbieter ist die CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede. Gespeichert wird die E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren oder aufgrund einer ausdrücklich im Vertrag erteilten Newslettereinwilligung. CleverReach erfasst technische Versanddaten, Zustellungen, Soft- und Hard-Bounces sowie Öffnungen und Linkklicks. Die IWB verwendet diese Daten ausschließlich für statistische Gesamtauswertungen und kann keine individuellen Empfängerprofile zu Öffnungen oder Klicks einsehen. Rechtsgrundlage für Versand und Statistik ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über den Abmeldelink oder durch Nachricht an uns widerrufen werden. Nach der Abmeldung wird der Empfängereintrag aus der Versandliste gelöscht. Nachweise über die Einwilligung können gespeichert bleiben, soweit dies zur Erfüllung von Nachweispflichten oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist. Verträge, die zugleich eine Newslettereinwilligung enthalten, werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Mit CleverReach besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. CleverReach verarbeitet Daten nach eigenen Angaben in Deutschland und der Europäischen Union.
Externe Informationen: Datenschutzhinweise von CleverReach
Lehrgänge Seminare und Bildungsmaßnahmen
8 Lehrgänge, Seminare und Bildungsmaßnahmen
8.1 Anfragen und Anmeldungen
Anfragen und Anmeldungen für Meisterschule, Seminare, Arbeitssicherheitsschulungen und weitere Bildungsangebote können über Microsoft Forms, E-Mail, Telefon oder persönlich erfolgen. Je nach Angebot verarbeiten wir Kontakt-, Arbeitgeber-, Kurs-, Vertrags-, Förder- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit gesetzliche oder förderrechtliche Nachweise erforderlich sind, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Bei der Meisterschule werden Formulardaten nach Bearbeitung in Vertrags- und Verwaltungsunterlagen übernommen. Wird ein angeforderter Vertrag nicht innerhalb der Rücksendefrist von 14 Tagen zurückgesandt und erfolgt keine weitere Rückmeldung, werden die Formulardaten nach Ablauf dieser Frist gelöscht. Kommt ein Vertrag zustande, werden die erforderlichen Angaben in Teilnehmer- und Vertragsunterlagen übernommen.
8.2 Meisterschule und Prüfungsorganisation
Für die Durchführung der Meisterschule verarbeiten wir insbesondere Namen, Kontaktdaten, Anschrift, Geburts- und Vertragsdaten, Nachweise wie Gesellenbrief und Ausweiskopie, Zahlungsdaten, Kurszuordnung, Anwesenheiten, Leistungs- und Prüfungsdaten sowie Kommunikation. Dozentinnen und Dozenten erhalten die zur Kursorganisation erforderlichen Kontaktdaten. Für Prüfungszulassungen werden die erforderlichen Angaben an die zuständige Handwerkskammer übermittelt. Formblätter für Aufstiegs-BAföG werden je nach Verfahren an Teilnehmende und die Bezirksregierung Köln übermittelt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO. Eine Weitergabe erfolgt nur im erforderlichen Umfang.
8.3 AZAV Maßnahmen Bildungsgutscheine Step by Step und QiF
Bei Beratungen zu geförderten Maßnahmen verarbeiten wir zunächst Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Im Beratungsgespräch können zusätzlich Geburtsdatum, Anschrift, Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, zuständige Agentur für Arbeit oder Jobcenter, Ansprechperson, Aufenthaltsstatus, Förderbedarf, persönliche Vermittlungshemmnisse, Maßnahmewunsch und Beratungsvermerk erhoben werden. Bei Teilnahme umfasst die Teilnehmerakte je nach Fall Bildungsgutschein, Maßnahmevertrag, Ausweiskopie, Zeugnisse, Kundennummer, Förderbescheid, Anwesenheiten und Fehlzeiten, Praktikumsunterlagen, Leistungsbewertungen, Zertifikate und Abschlussberichte. Empfänger können Agentur für Arbeit oder Jobcenter, fachkundige Stellen beziehungsweise AZAV-Prüfende sowie mit Zustimmung der teilnehmenden Person Praktikumsbetriebe sein. Übermittlungen an Leistungsträger erfolgen verschlüsselt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO sowie einschlägige sozial- und förderrechtliche Vorschriften. Nicht vermittelte Anfragen werden nach Abschluss der Beratung, spätestens zum Jahresabschluss, gelöscht. Reguläre AZAV-Teilnehmerdokumentationen, einschließlich Anwesenheits- und Zertifikatsnachweisen, werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt, soweit keine speziellere gesetzliche, förderrechtliche oder vertragliche Frist gilt.
8.4 Gesundheitsdaten und ärztliche Bescheinigungen
Bei Fehlzeiten kann eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden. Die IWB digitalisiert die Bescheinigung mit Eingangsstempel; das Original verbleibt bei der teilnehmenden Person. Die digitale Kopie wird, soweit erforderlich, verschlüsselt an die zuständige Agentur für Arbeit oder das Jobcenter übermittelt. Gesundheitsdaten werden nur verarbeitet, soweit dies für den Nachweis im Förder- oder Maßnahmeverhältnis erforderlich ist. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen sozial- und förderrechtlichen Anforderungen und Art. 9 Abs. 2 Buchst. b oder g DSGVO. Soweit keine gesetzliche Grundlage trägt, erfolgt die Verarbeitung nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Die IWB-Kopie wird vier Wochen nach Weiterleitung gelöscht, sofern keine Rückfrage oder Nachweispflicht besteht.
8.5 Microsoft Teams Forms und Unterrichtsdokumentation
Für Unterricht, Materialien, Kurskommunikation, Anwesenheit und Dokumentation nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Teams und Forms. Teilnehmende erhalten gegebenenfalls ein IWB-Konto mit Vorname, Nachname und IWB-E-Mail-Adresse. Unterricht wird nicht aufgezeichnet oder transkribiert. Kamera und Mikrofon sind nicht verpflichtend; die Teilnahme kann auch über den Chat erfolgen. Personenbezogene Anwesenheitsformulare sind nur über gezielte Links in geschützten Bereichen erreichbar. Zugriff haben nur die jeweilige teilnehmende Person und die zuständigen IWB-Mitarbeitenden beziehungsweise Lehrkräfte. Teams-Konten und Kursräume der Meisterschule werden vier Wochen nach der Prüfung gelöscht. Bei anderen Maßnahmen erfolgt die Löschung grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen nach Maßnahmenende, sofern Inhalte nicht zuvor in aufbewahrungspflichtige Unterlagen übernommen wurden.
8.6 Seminar und Kursangebotsanfragen
Anfragen zu individuell passenden Seminar- oder Kursangeboten werden über Microsoft Forms bearbeitet. Auf die Antworten hat nur die zuständige IWB-Ansprechpartnerin Zugriff. Bei der Anfrage an mögliche Dozentinnen und Dozenten werden nur fachliche und organisatorische Anforderungen, aber keine Firmendaten übermittelt. Firmendaten werden erst nach Abschluss eines gesonderten Vertrags weitergegeben. Ursprüngliche Formulardaten werden jährlich gelöscht; für den Jahresrückblick werden keine personenbezogenen Firmendaten verwendet.
8.7 Teilnehmerbefragungen
Teilnehmerbefragungen werden über Microsoft Forms durchgeführt. Personenbezogene oder einzeln zuordenbare Originalantworten werden in eine allgemeine, nicht personenbezogene Auswertung übertragen und unmittelbar nach der Auswertung gelöscht. Lehrkräfte und Teilnehmende erhalten nur zusammengefasste Ergebnisse.
8.8 Arbeitssicherheits und betriebliche Schulungen
Bei Schulungen wie Erste Hilfe, Brandschutz, Leitern, Tritte und Rollgerüste oder Ladungssicherung verarbeiten wir die für Anmeldung, Vertrag, Durchführung und Abrechnung erforderlichen Angaben. Dies können Name, Geburtsdatum, Arbeitgeber, betriebliche Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer sowie bei Inhouse-Schulungen Adresse, Termin und Ort sein. Erforderliche Daten werden verschlüsselt an die jeweilige durchführende Stelle übermittelt. Je nach Kurs sind dies insbesondere die Akademie für Arbeitssicherheit beziehungsweise AfAS, das Schulungs- und Servicezentrum Vest oder B&K. AfAS erhält die für BGW-Meldungen und das Betreuungsverfahren erforderlichen Angaben. B&K erhält nur die für seine jeweilige Leistung notwendigen Kursdaten. Bei der IWB verbleibende Vertrags- und Abrechnungsunterlagen werden nach den gesetzlichen Fristen gespeichert; reine organisatorische Anmeldedaten werden nach Durchführung gelöscht, soweit sie nicht mehr benötigt werden.
9 Informationen bei Anmeldung durch Arbeitgeber
Meldet ein Arbeitgeber Beschäftigte zu einer Schulung an, erhält die IWB die personenbezogenen Daten nicht unmittelbar von der betroffenen Person. Verarbeitet werden je nach Kurs Name, Geburtsdatum, betriebliche Kontaktdaten, Arbeitgeber, Funktion, Kurszuordnung und gegebenenfalls Abrechnungs- oder Förderinformationen. Quelle ist der anmeldende Arbeitgeber. Zweck ist die Reservierung, Vertragsabwicklung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung der Schulung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Teilnahme oder einen Vertrag zugunsten der beschäftigten Person erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO bei gesetzlichen Nachweisen und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die betriebliche Organisation. Empfänger sind die unter 8.8 genannten durchführenden Stellen und gegebenenfalls Berufsgenossenschaften oder Unfallkassen. Der Arbeitgeber erhält mit der Buchungsbestätigung eine Datenschutzinformation zur Weitergabe an die angemeldeten Beschäftigten. Zusätzlich wird die Information spätestens am ersten Kurstag zugänglich gemacht. Die betroffene Person kann ihre Rechte unmittelbar gegenüber der IWB ausüben.
Bewerbungen, Fotos, Social Media und Wohnheim
10 Bewerbungen
Bewerbungen erreichen uns insbesondere per E-Mail oder über JOIN. Wir verarbeiten Stammdaten, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen, Qualifikationen, beruflichen Werdegang, Gesprächsnotizen und sonstige freiwillig mitgeteilte Angaben zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bewerbungen werden in einem passwortgeschützten Verwaltungsordner und bei einer Bewerbung über JOIN zusätzlich im IWB-Konto bei JOIN gespeichert. Zugriff haben nur die für Personal verantwortliche Person und der Geschäftsführer. Abgelehnte Bewerbungen werden sechs Monate nach Versand der Absage gelöscht, sofern keine Rechtsstreitigkeit besteht. Bei einem laufenden Verfahren erfolgt die Löschung nach dessen endgültigem Abschluss. Bei Einstellung werden die erforderlichen Unterlagen in die Personalakte übernommen. Eine Weiterleitung an die Kreishandwerkerschaft Recklinghausen oder eine andere Stelle erfolgt nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung in Textform. Die Einwilligung wird zusammen mit den Bewerbungsunterlagen gespeichert. JOIN Solutions AG, Eichenstrasse 2, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz, verarbeitet Bewerberdaten für die IWB als Dienstleister. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss. JOIN kann Unterauftragnehmer in der Europäischen Union und in Drittländern einsetzen; hierfür werden nach Anbieterangaben geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln verwendet.
Externe Informationen: Datenschutzhinweise von JOIN
11 Fotos und Videos
Erkennbare Foto- und Videoaufnahmen werden nur auf Grundlage einer schriftlichen Einwilligung veröffentlicht, insbesondere auf der Website und in sozialen Netzwerken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Veröffentlichungen bis zum Widerruf bleiben rechtmäßig. Aufnahmen und Einwilligungsnachweise werden getrennt und zugriffsgeschützt gespeichert. Zugriff auf die Einwilligungen hat nur die zuständige IWB-Mitarbeiterin. Extern bereitgestellte Bilder werden zusammen mit dem zugehörigen Nutzungs- oder Einwilligungsnachweis abgelegt. Nach Widerruf oder Wegfall des Zwecks werden Aufnahmen aus den von uns kontrollierten Medien entfernt, soweit keine vorrangigen Rechte oder Nachweispflichten entgegenstehen. Eine vollständige Entfernung aus bereits verbreiteten Druckwerken, fremden Archiven, Suchmaschinen-Zwischenspeichern oder geteilten Beiträgen kann technisch nicht immer gewährleistet werden.
12 Social Media und WhatsApp
12.1 Social Media Auftritte
Die IWB unterhält Auftritte bei Facebook, Instagram, TikTok und LinkedIn. Wenn Sie unsere Seiten dort besuchen oder mit uns interagieren, verarbeitet der jeweilige Plattformanbieter Nutzungs-, Geräte-, Profil- und Kommunikationsdaten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Die IWB verarbeitet Kommentare, Reaktionen, öffentlich sichtbare Profildaten und Direktnachrichten, um Inhalte bereitzustellen und Anfragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in Öffentlichkeitsarbeit, Information und Kommunikation. Soweit Sie eine konkrete vorvertragliche Anfrage stellen, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Direktnachrichten werden nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach sechs Monaten, gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein laufender Rechtsfall entgegensteht. Bei Facebook und Instagram kann für statistische Seiten-Insights eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta Platforms Ireland Limited bestehen. Meta stellt der IWB nur zusammengefasste Statistiken zur Verfügung und übernimmt nach der Vereinbarung mit Seitenbetreibern die vorrangige Verantwortung für die Verarbeitung der Insights-Daten und die Betroffenenrechte. Unabhängig davon können Sie sich auch an die IWB wenden.
Externe Informationen:
Plattform Anbieter Datenschutzhinweise
Facebook und Instagram Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland https://www.facebook.com/privacy/policy/
LinkedIn LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland https://eu.linkedin.com/legal/privacy-policy
TikTok TikTok Technology Limited, Dublin, Irland https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/de
12.2 WhatsApp Kursgruppen
Für einzelne Meisterschulkurse können Dozentinnen und Dozenten freiwillige WhatsApp-Gruppen als ergänzenden Austauschkanal anbieten. Alle verbindlichen organisatorischen Informationen werden zusätzlich über Microsoft Teams veröffentlicht. Eine Teilnahme an WhatsApp ist nicht Voraussetzung für die Kursteilnahme. Bei Teilnahme werden Mobilfunknummer, Profilname, Profilbild abhängig von den persönlichen Einstellungen sowie Nachrichten und Medien für andere Gruppenmitglieder sichtbar. Die Verarbeitung durch die IWB beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. WhatsApp-Gruppen werden nach der Prüfung gelöscht. Die Dozentinnen und Dozenten speichern Teilnehmende nicht als private Telefonkontakte. WhatsApp wird von WhatsApp Ireland Limited bereitgestellt. Der Anbieter kann Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeiten und in Drittländer übermitteln. Wer diese Verarbeitung nicht wünscht, nutzt ausschließlich Microsoft Teams.
13 Wohnheim und Videoüberwachung
13.1 Anfragen und Mietverhältnisse
Wohnheimanfragen gehen zunächst über das Kontaktformular ein und werden anschließend per E-Mail oder Telefon bearbeitet. Für die Vermietung verarbeiten wir insbesondere Kontakt-, Arbeitgeber-, Vertrags-, Zahlungs-, Belegungs-, Übergabe- und gegebenenfalls Schadensdaten. Vertragspartner ist in der Regel der Arbeitgeber; in abgestimmten Ausnahmefällen kann die Privatperson selbst Vertragspartner sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Steuer- und handelsrechtliche Unterlagen werden nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO gespeichert. Zugriff auf Wohnheimunterlagen haben nur die zuständige IWB-Mitarbeiterin und der Hausmeister, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Mietverträge, Übergabe- und Schadensunterlagen werden grundsätzlich sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem das Vertragsverhältnis vollständig abgewickelt wurde. Rechnungen und Buchungsbelege werden acht Jahre aufbewahrt. Offene Forderungen oder Schäden können bis zur abschließenden Klärung und anschließend für die jeweils geltende Frist dokumentiert werden.
13.2 Videoüberwachung der Küchenzeile
In der Gemeinschaftsküche wird ausschließlich die Küchenzeile mit Kochfeld, Backofen, Spülmaschine, Kühlschrank und Arbeitsplatte videoüberwacht. Essbereich, Türen und sonstige Aufenthaltsflächen werden nicht erfasst. Es erfolgt keine Tonaufzeichnung. Zweck ist die Aufklärung erheblicher Verschmutzungen und erkennbarer Sachschäden sowie die Durchsetzung von Ersatzansprüchen. Anlass sind wiederholte dokumentierte Vermüllungs- und Schadensfälle, unter anderem ungesäubert hinterlassene Kochfelder, die ausgetauscht werden mussten. Zuvor eingesetzte mildere Mittel wie schriftliche Hinweise, Kontrollen, Abmahnungen und versuchte Schadensweiterberechnungen reichten mangels belastbarer Zuordnung nicht aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen im Schutz des Eigentums, in der Vermeidung weiterer Schäden und in der Beweissicherung. Die Aufnahme wird fortlaufend überschrieben und regulär nach 48 Stunden gelöscht. Eine Sichtung erfolgt ausschließlich durch den Hausmeister und nur, wenn ein erkennbarer Schaden festgestellt wurde. Eine routinemäßige Verhaltens- oder Leistungskontrolle findet nicht statt. Ein relevanter Ausschnitt kann bis zur abschließenden Klärung des konkreten Vorfalls gespeichert und über einen verschlüsselten, nur für die betroffene Empfängerperson freigegebenen OneDrive-Link an den jeweiligen Vertragspartner übermittelt werden. Danach wird der Ausschnitt gelöscht, sofern er nicht für einen laufenden Rechtsfall weiter benötigt wird. Auf die Überwachung wird an der Küchentür und unmittelbar unter der Kamera hingewiesen; ergänzende Informationen werden mit dem Vertrag bereitgestellt.
Rechnungswesen, IT, Empfänger und Ihre Rechte
14 Rechnungswesen Zahlungen und SEPA
Rechnungen und Zahlungsverwaltung erfolgen über UniPlus auf einem geschützten Server. Verarbeitet werden Kundenstammdaten, Anschriften, E-Mail-Adressen, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, offene Forderungen, Bankverbindungen und gegebenenfalls SEPA-Mandate. Zugriff haben die hierfür zuständigen IWB-Mitarbeitenden, der Geschäftsführer und die bei der IWB beschäftigte Buchhalterin. Der Steuerberater erhält die für Buchhaltung und Steuerberatung erforderlichen Daten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO. Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre und Unterlagen mit längeren gesetzlichen Fristen entsprechend länger aufbewahrt. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. SEPA-Mandatsdaten werden für die Durchführung vereinbarter Lastschriften verarbeitet. Bei laufenden monatlichen Zahlungen oder Ratenzahlungen bleiben sie für die Dauer des Mandats gespeichert. Nach der letzten Lastschrift werden sie mindestens 14 Monate für Rückfragen und Nachweise vorgehalten; ein ungenutztes Mandat erlischt grundsätzlich nach 36 Monaten. Soweit Mandatsdaten Bestandteil aufbewahrungspflichtiger Buchungsbelege sind, gelten die gesetzlichen Fristen.
15 IT Infrastruktur und Dienstleister
15.1 Microsoft 365
Für E-Mail, Dateiablage, Forms, Teams, Bookings und OneDrive nutzt die IWB Microsoft 365. Der Microsoft-Vertrag und der Tenant werden gemeinsam mit der Kreishandwerkerschaft Recklinghausen betrieben; die Datenbereiche der IWB und der Kreishandwerkerschaft sind organisatorisch getrennt. Zugriffe erfolgen über persönliche, kennwortgeschützte Konten. Administrativer Zugriff ist nur den hierfür eingesetzten IT-Verantwortlichen und Dienstleistern möglich und dient der technischen Verwaltung, Sicherheit und Fehlerbehebung. Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited. Microsoft speichert und verarbeitet Kundendaten der erfassten Unternehmensdienste grundsätzlich innerhalb der EU-Datengrenze. In begrenzten Fällen können Daten für Support, Sicherheit oder den Einsatz von Unterauftragnehmern außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet werden. Microsoft verwendet hierfür vertragliche und gesetzlich anerkannte Übermittlungsinstrumente.
Externe Informationen: Microsoft EU Data Boundary
15.2 IT Support Datensicherung und Administration
CNS Computer Network Systemengineering GmbH, Habichtsweg 4, 45894 Gelsenkirchen, unterstützt die IWB bei Fehlerbehebung und Datensicherung. Ein Fernzugriff wird nur nach aktiver Freigabe und in Anwesenheit einer IWB-Ansprechperson durchgeführt. Im Rahmen von Support, Sicherung und Administration kann ein technisch erforderlicher Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden. Daneben übernimmt ein bei IWB und Kreishandwerkerschaft beschäftigter interner IT-Mitarbeiter lokale Administrationsaufgaben. Personen mit administrativen Berechtigungen dürfen Daten nur im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Einbindung der IT-Unterstützung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verfügbarkeit, Sicherheit, Wiederherstellbarkeit und Funktionsfähigkeit der IT-Systeme.
16 Empfänger und Drittlandübermittlungen
Innerhalb der IWB erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die die Daten für ihre Aufgaben benötigen. Je nach Vorgang können insbesondere folgende Empfängerkategorien Daten erhalten: - Lehrkräfte, Kursleitungen und durchführende Schulungspartner; - Handwerkskammern, Bezirksregierung, Agenturen für Arbeit, Jobcenter, Berufsgenossenschaften und Unfallkassen; - Praktikumsbetriebe nach vorheriger Abstimmung mit der teilnehmenden Person; - Steuerberatung, Banken und Zahlungsdienstleister; - IT-, Hosting-, Cloud-, Newsletter-, Bewerbungs- und Supportdienstleister; - Kreishandwerkerschaft Recklinghausen, soweit dies für die gemeinsame technische Infrastruktur oder nach ausdrücklicher Einwilligung im Einzelfall erforderlich ist; - Behörden, Gerichte, Rechtsberatung oder Versicherungen, soweit eine gesetzliche Pflicht oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordert. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums kann insbesondere bei Wix, Microsoft, Google beziehungsweise YouTube, Adobe, Meta, LinkedIn, TikTok, WhatsApp und JOIN stattfinden. Sie erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-US Data Privacy Frameworks, von Standardvertragsklauseln oder einer ausdrücklich erklärten Einwilligung. Einzelheiten ergeben sich aus den jeweiligen Anbieterhinweisen und dem Cookie-Banner.
17 Speicherdauer
Soweit in den vorstehenden Abschnitten keine speziellere Frist genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder gesperrt. Eine längere Speicherung erfolgt, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Förderbedingungen, Einwilligungsnachweise oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern.
Speicherfristen
18 Rechte betroffener Personen
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte: Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 DSGVO; Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO; Löschung nach Art. 17 DSGVO; Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO; Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO; Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO nach Art. 21 DSGVO; Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO; Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO. Wenn wir Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, können Sie außerdem Auskunft über die Herkunft erhalten. Zur Bearbeitung eines Antrags kann ein geeigneter Identitätsnachweis erforderlich sein. Bitte richten Sie Datenschutzanfragen an ohletz@iwb-recklinghausen.de. Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Bei Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne besondere Begründung.
19 Beschwerderecht und Änderungen
Sie können sich bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die IWB ist insbesondere folgende Behörde zuständig: Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postanschrift: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf Telefon: 0211 38424-0 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de Website: www.ldi.nrw.de
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